企業においてデータレスクライアントを導入する場合には、従業員への教育やルールの周知が必要です。こちらの記事では、ユーザーに対してどのような教育を行うことが求められるのかといったポイントについてまとめました。
ここでは、データレスクライアントの導入に際して行う、ユーザー教育のポイントについてまとめています。どのような教育が必要であると考えられるのか見ていきましょう。
まず、データレスクライアントを導入した場合には、業務に使用しているデータの保存場所について理解する必要があります。データレスクライアントでは「データはローカルPCには保存されない」という点に加えて、「クラウドストレージや社内サーバーに保存される」ということを伝え、理解してもらいます。
この点からデータがPCから抜き取られて外部に流出することがなくなるため、機密情報の漏洩を防げるといった点も伝えておきましょう。
上記の通り、データレスクライアントで扱ったデータは全てサーバー側に保存されます。そのため、従業員が操作しているPCにはデータが残りません。
もしさまざまなデータが保存されているPCを社外に持ち出し、万が一の紛失や盗難に遭ってしまった場合には、企業の重要なデータが流出する可能性が高いと言えます。しかしデータレスクライアントであればもしPCを紛失してしまってもデータが保存されていないため、情報漏洩リスクが低減できます。
このように、データレスクライアントを用いることによるセキュリティ面のメリットを伝え、社員ひとりひとりのセキュリティ意識の向上を促すことができます。
教育の中では、データレスクライアントの操作方法についての指導が必要になることもあります。新しい操作方法が出てきた場合には、その操作について従業員が理解できるようにマニュアル等を作成しておき、誰でもすぐに見られるようにしておくという選択肢も考えられます。
データレスクライアントを導入するにあたっては、運用ルールをあらかじめ定めておきます。例えば、データは基本的にサーバー側に保存されることになりますが、何らかの理由でUSBメモリにデータを保存したいと考える従業員が出てくる可能性もあります。そのため、運用ルールを前もって決めておき、そのルールに沿った運用が行えるように、注意点などについて従業員に周知しておくことが大切です。
ローカルPCにはデータが保存されていないため、データレスクライアントでは作業を行いたい場合にはサーバーから読み込むことで作業を行えるようになります。基本的にネットワーク環境がなければ業務を行えないといった点は、あらかじめ説明が必要といえます。
そのため、ネットワーク環境がない状態でのオフライン作業は制限される、という点についても説明をしておきましょう。ただ、業務上オフラインでの作業が必要であることが想定され、オフライン作業に対応した製品を導入するケースについては、別途利用のルールなどを周知しておく必要があります。
新しいシステムを導入する場合には、いくら研修を行ったとしても使用している間に不明点や疑問点、トラブルが発生する可能性が考えられます。そのような状況に備えて、サポートを行う体制を構築しておきましょう。さらに、サポート体制や問い合わせ先について従業員に周知し、何かあった時に問い合わせができる先があると知っておいてもらうことも大切です。
こちらの記事では、データレスクライアントを導入するにあたって必要となるユーザー教育について紹介してきました。データ保存場所の理解やセキュリティ意識の向上を促すこと、運用する上でのルールの周知など、ポイントを押さえた教育を行っていくことが大切です。また、導入後も新機能のリリースがあった場合や運用ルールの変更があった場合などを含めた定期的な研修を行うことで、スムーズに運用していけるように対応していってください。
